Lưu ý quan trọng: Nội dung bài viết được tổng hợp từ các quy định của Liên minh Kinh tế Á-Âu (EAEU), hướng dẫn của Cơ quan Công nhận Liên bang Nga (Rosaccreditation), và thực tiễn chứng nhận tại Nga.

Sau khi đã hiểu EAC là gì và tại sao bắt buộc phải có, câu hỏi tiếp theo của cộng đồng người Việt tại Nga là: “Làm thế nào để xin được chứng nhận EAC cho hàng hóa của tôi?“

Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình, hồ sơ, thời gian và chi phí để xin Chứng nhận hợp chuẩn EAC (Certificate hoặc Declaration) – loại giấy tờ bắt buộc đối với hầu hết các mặt hàng phổ biến khi bán hàng trên sàn TMĐT tại Nga (Ozon, Wildberries, Yandex.Market).

Lưu ý: Bài viết này dành cho doanh nghiệp đang hoạt động tại Nga – bao gồm cả trường hợp nhập khẩu hàng từ Trung Quốc, Thổ Nhĩ Kỳ, Việt Nam và trường hợp sản xuất tại Nga (xưởng may, cơ sở sản xuất) .

1. Ai Có Thể Nộp Đơn Xin EAC? – QUY ĐỊNH QUAN TRỌNG NHẤT

Theo quy định của EAEU, chỉ có pháp nhân (công ty) được đăng ký và hoạt động hợp pháp tại một trong các nước thành viên EAEU (Nga, Belarus, Kazakhstan, Armenia, Kyrgyzstan) mới có thể đứng tên trên giấy chứng nhận EAC .

Điều này có nghĩa là:

Đối với xưởng may, cơ sở sản xuất tại Nga: Nếu bạn đã đăng ký ООО hoặc ИП tại Nga, bạn hoàn toàn có thể tự đứng tên trên EAC Declaration cho sản phẩm của mình. Bạn không cần thông qua bên thứ ba nếu có đủ năng lực tự đánh giá (đối với Declaration).

2. Hai Hình Thức EAC: Certificate và Declaration – Chọn Loại Nào?

Trước khi bắt đầu quy trình, bạn cần xác định sản phẩm của mình thuộc diện EAC Certificate hay EAC Declaration. Điều này được quy định bởi pháp luật, không phải do bạn lựa chọn .

2.1. Hướng dẫn xác định nhanh cho các mặt hàng phổ biến

Dưới đây là bảng phân loại dựa trên các Quy định kỹ thuật của EAEU (TR CU / ТР ТС) – văn bản luật chính thống có hiệu lực toàn EAEU.

Cách tra cứu chính xác: Nếu không chắc chắn về loại chứng nhận cho sản phẩm cụ thể, bạn có thể:

1. Tra cứu trực tiếp trong văn bản gốc của TR CU tương ứng (tải từ cơ sở dữ liệu của Ủy ban Kinh tế Á-Âu – EEC).
2. Liên hệ với tổ chức chứng nhận được ủy quyền tại Nga (có mã RA/RU) để được phân loại chính xác

2.2. EAC Declaration (Tờ khai hợp chuẩn) – Đơn giản hơn, chi phí thấp hơn

Đây là hình thức phổ biến nhất cho các mặt hàng như quần áo người lớn (lớp 2, 3), giày dép, nội thất, thực phẩm .

Đặc điểm:

• Chủ thể chịu trách nhiệm: Người nộp đơn (công ty tại Nga) tự chịu trách nhiệm về độ chính xác của thông tin .
• Kiểm tra nhà máy (Factory Audit): Không bắt buộc (chỉ cần chứng minh qua tài liệu) .
• Thử nghiệm mẫu: Bắt buộc phải gửi mẫu đến phòng lab được công nhận tại Nga (từ năm 2026) .
• Hiệu lực: Tối đa 5 năm .
• Thời gian cấp: 5-10 ngày làm việc.

Ví dụ cụ thể về phòng thí nghiệm tại Nga:

Thương mại điện tử (TMĐT) có áp dụng được EAC Declaration không?
CÓ. EAC Declaration hoàn toàn áp dụng được cho hàng hóa bán qua TMĐT. Các sàn Ozon, Wildberries, Yandex.Market đều chấp nhận EAC Declaration như một loại giấy tờ chứng nhận hợp lệ . Tuy nhiên, bạn cần đảm bảo:

1. Sản phẩm của bạn thuộc danh mục được phép áp dụng Declaration (xem bảng tại mục 2.1).
2. Declaration được đăng ký hợp lệ trên hệ thống FGIS của Rosaccreditation.
3. Thông tin trên Declaration khớp với thông tin sản phẩm bạn đăng bán trên sàn (tên sản phẩm, nhà sản xuất, mã HS Code).

Lưu ý: Nhiều sản phẩm bán qua TMĐT (như đồ chơi trẻ em, mỹ phẩm) bắt buộc phải có Certificate (Serтификат), không thể dùng Declaration

2.3. EAC Certificate (Chứng nhận hợp chuẩn) – Phức tạp hơn, dành cho sản phẩm rủi ro cao

Áp dụng cho các mặt hàng như quần áo trẻ em, đồ chơi, mỹ phẩm, thiết bị điện gia dụng .

Đặc điểm:

• Chủ thể chịu trách nhiệm: Tổ chức chứng nhận độc lập + người nộp đơn .
• Kiểm tra nhà máy (Factory Audit): BẮT BUỘC – phải có chuyên gia đến kiểm tra cơ sở sản xuất (đối với chứng chỉ dài hạn) .
• Kiểm tra giám sát hàng năm (Annual Inspection): Bắt buộc để duy trì hiệu lực .
• Thử nghiệm mẫu: Bắt buộc gửi mẫu đến phòng lab được công nhận tại Nga .
• Hiệu lực: 1-5 năm (thường là 3-5 năm) .
• Thời gian cấp: 7-15 ngày làm việc (chưa bao gồm thời gian test mẫu).

Ví dụ cụ thể về phòng thí nghiệm tại Nga cho Certificate: Tương tự như trên, nhưng Certificate yêu cầu phòng lab phải có năng lực kiểm định cao hơn và được chỉ định cụ thể trong từng TR CU. Thông thường, tổ chức chứng nhận sẽ chỉ định phòng lab phù hợp và gửi mẫu đến đó.

3. Quy Trình Thực Hiện Chi Tiết Tại Nga

3.1. Quy trình xin EAC Declaration (dành cho quần áo người lớn, giày dép, nội thất…)

Đây là quy trình phổ biến nhất đối với các xưởng may và doanh nghiệp nhập khẩu tại Nga.

Bước 1: Xác định sản phẩm và tiêu chuẩn áp dụng

• Xác định mã HS Code của sản phẩm.
• Tra cứu Quy định kỹ thuật (TR CU) áp dụng (ví dụ: TR CU 017/2011 cho quần áo người lớn).
• Xác nhận sản phẩm thuộc diện Declaration (không phải Certificate).

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ kỹ thuật
Bạn cần chuẩn bị bộ hồ sơ bằng tiếng Nga, bao gồm :

Hình thức nộp: Theo quy định của EAEU, toàn bộ hồ sơ có thể nộp dưới dạng điện tử (qua email hoặc cổng thông tin của tổ chức chứng nhận) . Tuy nhiên, các tài liệu kỹ thuật cần có bản gốc lưu trữ tại công ty để đối chiếu khi có thanh tra. Việc nộp bản giấy không bắt buộc nếu bạn có bản PDF rõ ràng, có chữ ký và đóng dấu (nếu là tài liệu nội bộ). Tài liệu của bên thứ ba (hợp đồng, chứng từ) cần có bản sao có công chứng nếu được yêu cầu.

Bước 3: Gửi mẫu sản phẩm đến phòng thí nghiệm tại Nga (BẮT BUỘC)

• Liên hệ với phòng thí nghiệm (Testing Laboratory) được Rosaccreditation công nhận trên lãnh thổ Nga .
• Gửi mẫu đại diện cho từng nhóm sản phẩm (thường 1-3 mẫu) đến địa chỉ của phòng lab.
• Phòng lab thực hiện các bài kiểm tra theo tiêu chuẩn của TR CU (ví dụ: với hàng dệt may: kiểm tra độ bền màu, hàm lượng formaldehyd, độ co rút) .
• Nhận Biên bản kiểm nghiệm (Test Report / Протокол испытаний) – là căn cứ để nộp hồ sơ.

Bước 4: Nộp hồ sơ và đăng ký Declaration – HÌNH THỨC ĐIỆN TỬ HOÀN TOÀN

Theo quy định mới của EAEU, quy trình đăng ký Declaration được thực hiện hoàn toàn bằng điện tử 

Quy trình cụ thể:

1. Sau khi có Test Report từ Bước 3, bạn liên hệ với Tổ chức chứng nhận được ủy quyền (Certification Body) tại Nga (có mã số RA/RU).
2. Gửi bộ hồ sơ đã chuẩn bị (kèm Test Report) cho tổ chức chứng nhận qua email hoặc cổng thông tin điện tử của họ .
3. Ký Hợp đồng ủy quyền (có thể ký điện tử qua КЭП hoặc ký bản giấy scan gửi qua email) .
4. Tổ chức chứng nhận sẽ thẩm định hồ sơ và nhập thông tin Declaration vào Hệ thống thông tin liên bang (ФГИС Росаккредитации) bằng chữ ký điện tử của họ .
5. Sau khi đăng ký thành công, Declaration có hiệu lực pháp lý và được lưu trong cơ sở dữ liệu quốc gia

Không cần nộp bản giấy cho bất kỳ cơ quan nào. Toàn bộ quy trình là điện tử

Bước 5: Nhận Declaration và dán nhãn EAC

Sau khi Declaration được đăng ký thành công trong hệ thống FGIS (ФГИС Росаккредитации), bạn sẽ nhận được chứng chỉ dưới hai dạng :

Lưu ý quan trọng: Không giống như EAC Certificate (được in trên mẫu giấy an toàn có tem và số seri), EAC Declaration không có bản giấy an toàn, nó tồn tại dưới dạng dữ liệu điện tử trên hệ thống của Rosaccreditation . Khi nộp cho hải quan, bạn có thể tự in bản PDF ra giấy A4 thường và đóng dấu công ty của mình.

3.2. Quy trình xin EAC Certificate (dành cho quần áo trẻ em, đồ chơi, mỹ phẩm, điện gia dụng…)

Quy trình tương tự như Declaration, nhưng có thêm các bước kiểm tra nhà máy và giám sát hàng năm .

Bước bổ sung 1: Kiểm tra nhà máy (Factory Audit)

• Đối với chứng chỉ dài hạn (1-5 năm), tổ chức chứng nhận sẽ cử chuyên gia đến kiểm tra trực tiếp cơ sở sản xuất của bạn (nhà máy, xưởng may) .
• Chuyên gia sẽ đánh giá: quy trình kiểm soát chất lượng, hệ thống quản lý sản xuất, điều kiện vệ sinh, khả năng duy trì chất lượng ổn định .

Bước bổ sung 2: Kiểm tra giám sát hàng năm (Annual Inspection)

• Sau khi được cấp chứng chỉ, hàng năm bạn phải thực hiện kiểm tra giám sát để duy trì hiệu lực .
• Nếu không thực hiện, chứng chỉ sẽ bị đình chỉ trong hệ thống FGIS.

4. Hồ Sơ Cần Chuẩn Bị Cho Cả Hai Hình Thức

5. Thời Gian và Chi Phí Dự Kiến Tại Nga

Theo các tổ chức chứng nhận tại Nga, chi phí và thời gian được cập nhật cho năm 2026 như sau:

Lưu ý về chi phí: Chi phí có thể thay đổi tùy theo độ phức tạp của sản phẩm, số lượng mẫu test, và tổ chức chứng nhận bạn chọn. Các mức giá trên là tham khảo từ các tổ chức chứng nhận tại Nga, không bao gồm VAT (НДС 20%).

6. Những Lưu Ý Quan Trọng Khi Làm EAC Tại Nga

6.1. Kiểm tra phòng lab trước khi gửi mẫu
Chỉ chấp nhận kết quả từ các phòng thí nghiệm được Rosaccreditation công nhận trên lãnh thổ Nga .

Cách kiểm tra:

1. Truy cập cổng thông tin của Rosaccreditation (fsa.gov.ru).
2. Tra cứu trong sổ đăng ký phòng thí nghiệm được công nhận.
3. Nhập tên phòng lab hoặc mã số để kiểm tra hiệu lực.
4. Yêu cầu đối tác cung cấp mã số công nhận (номер аттестата аккредитации) và đối chiếu trên hệ thống.

Ví dụ về các phòng lab tại Nga (để tham khảo):

Lưu ý: Đây chỉ là danh sách tham khảo. Trước khi gửi mẫu, bạn bắt buộc phải kiểm tra phòng lab có còn hiệu lực trên cổng thông tin Rosaccreditation và có phù hợp với lĩnh vực sản phẩm của bạn không.

6.2. Chú ý đến tem nhãn sản phẩm và tài liệu bằng tiếng Nga

• Bắt buộc dịch tài liệu kỹ thuật và hướng dẫn sử dụng sang tiếng Nga .
• Nhiều mặt hàng (đặc biệt là quần áo, giày dép, mỹ phẩm, đồ chơi, điện tử) cũng yêu cầu in nhãn phụ tiếng Nga trên sản phẩm và bao bì, thường bao gồm: tên sản phẩm, thành phần, nước sản xuất, hướng dẫn bảo quản và dấu EAC.

6.3. Tuyệt đối tránh xa “chứng chỉ giả”

• Các chứng chỉ được cấp bởi tổ chức không có mã số RA/RU, hoặc được cấp từ Belarus/Kyrgyzstan mà không có test mẫu thực tế, đang bị hủy hàng loạt từ năm 2026 .
• Hải quan Nga đã được nâng cấp để tự động kiểm tra chéo thông tin chứng chỉ với hệ thống FGIS (ФГИС Росаккредитации). Nếu phát hiện bất thường, hàng sẽ bị tịch thu và doanh nghiệp bị phạt nặng .

6.4. Nên thuê dịch vụ chuyên nghiệp để tránh rủi ro

• Đặc biệt là lần đầu tiên, một đơn vị tư vấn (consultant) uy tín sẽ giúp bạn:
  • Xác định đúng loại hình (Certificate hay Declaration) .
  • Kết nối với phòng lab phù hợp.
  • Dịch thuật tài liệu kỹ thuật chuẩn xác.
  • Theo dõi tiến độ và hậu kiểm.

7. Tổng Kết: Lộ Trình Hành Động Cho Doanh Nghiệp Tại Nga

Tổng thời gian dự kiến:

• Declaration: 2-3 tuần
• Certificate: 4-6 tuần

Mọi thắc mắc về Tư Vấn Pháp Lý, Chứng Nhận EAC và Thủ Tục Hải Quan tại Nga, vui lòng liên hệ:
📞 Hotline / WhatsApp / Telegram: +7 (968) 557-99-99

Kong’s Production – Đồng hành pháp lý cùng doanh nghiệp Việt tại Liên bang Nga.