Lưu ý quan trọng: Nội dung bài viết được tổng hợp từ hướng dẫn chính thức của các sàn thương mại điện tử Ozon Seller và WB Partners, kết hợp với các quy định mới nhất của Cơ quan Thuế Liên bang Nga (ФНС), Hệ thống “Честный ЗНАК” và các thay đổi có hiệu lực từ năm 2026.

Trong quá trình kinh doanh trên các sàn thương mại điện tử (маркетплейс) tại Nga, việc shop bị khóa (блокировка) là nỗi lo lớn nhất của bất kỳ người bán nào. Năm 2026, các sàn như Ozon và Wildberries đã áp dụng nhiều công cụ kiểm tra tự động (автоматическая проверка ) và tăng mức phạt (штрафы) để siết chặt quản lý.

Bài viết này sẽ tổng hợp Những nguyên nhân phổ biến nhất dẫn đến khóa shop và hướng dẫn chi tiết cách xử lý để bạn có thể bảo vệ gian hàng của mình một cách hiệu quả.

1. Các Cấp Độ Xử Lý Của Sàn TMĐT

Trước khi đi vào chi tiết các nguyên nhân, bạn cần hiểu rằng các sàn TMĐT có một “hệ thống xử lý” theo nhiều cấp độ khác nhau. Việc “bị khóa” không chỉ có một hình thức duy nhất:

Cấp độ 1 – Cảnh báo và phạt tiền (Штрафы):
Đây là hình thức xử lý nhẹ nhất và thường gặp nhất. Sàn sẽ trừ thẳng tiền phạt vào doanh thu của bạn. Mức phạt thay đổi tùy theo lỗi. Ví dụ: phạt 30.000 – 50.000 RUB cho hành vi tự mua hàng (самовыкупы), hoặc phạt lên đến 25.000 RUB cho một mặt hàng bị cấm.

Cấp độ 2 – Hạn chế chức năng:
Sàn có thể hạn chế một phần quyền của bạn. Các hình thức bao gồm: chặn thẻ sản phẩm (карточка товара) bị vi phạm, tạm ngưng kho hàng, hoặc hạ thấp vị trí sản phẩm trên trang tìm kiếm.

Cấp độ 3 – Khóa tài khoản tạm thời (Временная блокировка):
Áp dụng khi vi phạm nghiêm trọng hơn hoặc tái phạm nhiều lần. Bạn vẫn có thể khiếu nại và mở lại tài khoản sau khi khắc phục. Tuy nhiên, trong thời gian bị khóa, bạn sẽ mất quyền truy cập vào tài khoản và không thể quản lý đơn hàng hay kho hàng.

Cấp độ 4 – Khóa tài khoản vĩnh viễn (Перманентная блокировка):
Đây được coi là “án tử” đối với shop. Thường xảy ra khi bán hàng giả (контрафакт), gian lận nghiêm trọng, hoặc vi phạm nhiều lần mà không khắc phục. Số tiền trong tài khoản (doanh thu chưa rút) và hàng hóa tại kho của sàn có thể bị tịch thu.

2. Những Nguyên Nhân Hàng Đầu Khiến Shop Bị Xử Lý Năm 2026

2.1. Vấn đề về Chứng Nhận Sản Phẩm và Giấy Tờ Hợp Quy (Сертификация)

Đây là nguyên nhân gây khóa thẻ sản phẩm và tài khoản nghiêm trọng nhất trong năm 2026. Theo thống kê, có tới khoảng 40% các vụ khóa thẻ sản phẩm trên sàn có liên quan đến vấn đề chứng nhận và giấy tờ hợp quy.

Các lỗi cụ thể bao gồm:

• Thiếu giấy tờ hoặc giấy tờ không hợp lệ: Người bán không tải lên chứng nhận hợp quy (сертификат соответствия) hoặc tờ khai hợp quy (декларация соответствия) cho sản phẩm thuộc diện bắt buộc phải chứng nhận. Hiện nay, các sàn Ozon và Wildberries tự động đồng bộ với cơ sở dữ liệu của Росаккредитация (Cơ quan công nhận liên bang Nga) để kiểm tra ngay tại thời điểm tạo thẻ sản phẩm.
• Giấy tờ hết hạn: Chứng nhận đã quá thời hạn hiệu lực nhưng người bán không cập nhật mới. Hệ thống sẽ tự động phát hiện và khóa thẻ sản phẩm ngay lập tức nếu phát hiện giấy tờ có trạng thái “Архивный” (Đã lưu trữ), “Приостановлен” (Tạm ngưng) hoặc “Аннулирован” (Đã hủy).
• Thông tin không khớp: Đặc điểm sản phẩm trong chứng nhận khác với thông tin mô tả trên thẻ sản phẩm (ví dụ: sai thành phần, xuất xứ, mã HS…). Thông tin sản phẩm trong chứng nhận phải khớp hoàn toàn với thông tin hiển thị trên thẻ sản phẩm.
• Không có link đến реестр Росаккредитации: Theo yêu cầu mới từ 01/10/2026, các sàn sẽ chỉ chấp nhận các giấy tờ được đăng ký trong hệ thống của Росаккредитации (FGIS) và tự động kiểm tra qua API, thay vì chấp nhận file PDF do người bán tự tải lên. Nếu giấy tờ không có trong hệ thống hoặc bị phát hiện sai sót, thẻ sản phẩm sẽ bị khóa và không thể khôi phục.
• Tên người đăng ký không khớp: Theo quy định, người đứng tên đăng ký chứng nhận phải là chính doanh nghiệp bán hàng, tức ИНН (Mã số thuế) của người bán phải khớp với ИНН của tổ chức đã đăng ký chứng nhận.

Hậu quả cụ thể: Khi sàn gửi yêu cầu bổ sung giấy tờ, bạn chỉ có 3 ngày làm việc để phản hồi. Nếu không, thẻ sản phẩm sẽ bị khóa và có thể bị phạt lên đến 500.000 RUB.

2.2. Vi phạm Hệ thống Mã hóa và Truy xuất Nguồn gốc “Честный ЗНАК” (Маркировка)

Hệ thống mã hóa và truy xuất nguồn gốc “Честный ЗНАК” (Hệ thống truy xuất nguồn gốc hàng hóa) đã trở thành một trong những rào cản lớn nhất đối với người bán trên các sàn TMĐT trong năm 2026. Ozon và Wildberries đã ký kết hợp tác với hệ thống này để tự động kiểm tra sản phẩm ngay từ giai đoạn tạo thẻ sản phẩm, thay vì chỉ kiểm tra khi hàng về kho như trước đây.

Điều này có nghĩa là: Nếu sản phẩm của bạn thuộc diện bắt buộc phải mã hóa mà không có mã hợp lệ, sàn sẽ tự động chặn thẻ sản phẩm và không cho phép đăng bán ngay từ đầu.

Các nhóm sản phẩm mới bắt buộc phải mã hóa trong năm 2026:

• Từ tháng 5/2026: Bắt buộc mã hóa đối với bánh kẹo các loại (bánh quy, kẹo dẻo, marshmallow, bánh tráng miệng, bánh ngọt, sô cô la, kẹo cao su, caramen), hỗn hợp xây dựng đóng gói nhỏ (xi măng, thạch cao, bột trét…), điện thoại thông minh và máy tính xách tay, dầu thực vật đóng chai (hướng dương, ô liu, hạt cải dầu, đậu nành, dừa, cọ…).
• Từ tháng 7/2026: Mở rộng sang mỹ phẩm (dầu gội, nước hoa, chất khử mùi, dao cạo râu…), quần áo bảo hộ lao động, và bắt đầu kiểm soát lưu thông đối với sản phẩm thịt thông qua hình thức hợp đồng cấp mã mới.
• Đồ chơi trẻ em cũng được đưa vào diện bắt buộc mã hóa từ năm 2026.
• Đồ uống có cồn (bao gồm rượu vang) và nước đóng chai cũng nằm trong danh sách bắt buộc.

Lưu ý quan trọng: Để có thể mã hóa sản phẩm trong hệ thống “Честный ЗНАК”, bạn bắt buộc phải có giấy tờ chứng nhận hợp quy hợp lệ (chứng nhận hoặc tờ khai). Nếu không có, sản phẩm của bạn sẽ không được cấp mã và không thể bán trên sàn.

2.3. Tự Mua Hàng và Gian Lận (Самовыкупы и Накрутка)

Đây là hành vi bị xử phạt nặng nhất trong năm 2026. Các thuật toán (алгоритмы – thuật toán) chống gian lận của sàn đã được nâng cấp mạnh mẽ, không chỉ phát hiện các dấu hiệu trực tiếp mà còn phân tích các mô hình bất thường. Các sàn Wildberries và Ozon đã đồng loạt siết chặt quy định từ tháng 2/2026, đặc biệt nhấn mạnh việc xử phạt các hành vi gian lận để bảo vệ tính minh bạch của hệ thống.

Các dấu hiệu bị phát hiện:

• Thiết bị và địa chỉ trùng lặp: Đơn hàng được tạo từ cùng một địa chỉ IP, địa chỉ MAC, hoặc cùng một thiết bị (điện thoại, máy tính) với tài khoản của người bán hoặc nhân viên.
• Dấu hiệu về thời gian: Các đơn hàng được tạo thành cụm trong cùng một khung giờ hoặc vào những giờ không bình thường, không phản ánh hành vi mua sắm thực tế.
• Hành vi người mua bất thường: Tài khoản “người mua” chỉ từng đặt hàng duy nhất tại shop của bạn, hoặc các tài khoản mới tạo đột ngột mua hàng loạt.
• Đánh giá giả mạo: Các bài đánh giá có cùng phong cách viết, cùng lỗi chính tả, hoặc được viết trong khoảng thời gian rất ngắn. Các thuật toán có thể phân tích cả văn bản và dữ liệu ẩn (metadata) để phát hiện.
• Tuyến đường hậu cần bất thường: Hàng hóa được gửi đến rồi lại trả về theo cùng một địa chỉ, tạo thành “vòng lặp hậu cần” (логистическая петля) không giống với hành vi của người mua thực tế.

Hậu quả của hành vi này rất nặng:

• Phạt tiền từ 30.000 đến 50.000 RUB cho mỗi lần vi phạm.
• Khóa thẻ sản phẩm hoặc toàn bộ tài khoản người bán, đặc biệt nếu vi phạm được phát hiện nhiều lần.

2.4. Khiếu Nại Từ Khách Hàng và Vi Phạm Nội Dung

Sàn sẽ xem xét và áp dụng các biện pháp nếu người bán nhận quá nhiều khiếu nại (жалобы – khiếu nại) từ khách hàng hoặc có hành vi vi phạm liên quan đến nội dung:

• Khiếu nại liên tục: Tỷ lệ trả hàng (возвраты) cao, sản phẩm bị đánh giá thấp hoặc khiếu nại về chất lượng dịch vụ. Từ năm 2026, các sàn đã bắt đầu siết chặt kiểm soát đối với hành vi lạm dụng chính sách đổi trả và “nháy mắt” (tức các hành vi bị coi là cố tình trục lợi hoặc gây khó khăn cho người bán khác), mặc dù các quy định cụ thể về “nháy mắt” vẫn đang được làm rõ.
• Hình ảnh và mô tả sai lệch: Sử dụng hình ảnh do AI tạo ra không đúng sự thật về sản phẩm hoặc mô tả sai công dụng, xuất xứ. Thực tế đã có trường hợp các sàn Ozon và Wildberries đồng loạt khóa các thẻ sản phẩm bán hạt giống, cây giống không có thật do sử dụng hình ảnh AI để lừa dối khách hàng.
• Vi phạm bản quyền: Bán hàng giả, hàng nhái thương hiệu (контрафакт – hàng giả) hoặc sử dụng hình ảnh, tên thương hiệu của người khác mà không có giấy phép. Đây vẫn là một trong những lý do hàng đầu dẫn đến khóa tài khoản vĩnh viễn.

3. Hướng Dẫn Chi Tiết Cách Xử Lý Khi Bị Khóa

3.1. Bước 1: Xác Định Chính Xác Nguyên Nhân (Диагностика)

Việc đầu tiên và quan trọng nhất: hãy bình tĩnh và đọc kỹ thông báo! Sàn luôn gửi thông báo cụ thể về lý do khóa trong tài khoản người bán (личный кабинет – tài khoản cá nhân).

Hành động cần làm:

• Lưu ngay ảnh chụp màn hình (скриншот) hoặc tải xuống file PDF thông báo khóa.
• Nếu vẫn còn quyền truy cập, hãy xuất dữ liệu về tồn kho và tài chính.

3.2. Bước 2: Thu Thập Hồ Sơ và Bằng Chứng (Сбор Доказательной Базы)

Đây là bước quan trọng nhất. Bạn cần chứng minh mình đã tuân thủ quy định. Tùy thuộc vào nguyên nhân, hãy chuẩn bị:

• Đối với vấn đề giấy tờ: Chuẩn bị bản scan chứng nhận hợp quy, tờ khai hợp quy, hoặc отказное письмо – Thư miễn trừ chứng nhận). Đặc biệt, đảm bảo các giấy tờ này có link đến cơ sở dữ liệu Росаккредитации.
• Đối với vấn đề mã hóa: Trích xuất báo cáo từ hệ thống “Честный ЗНАК” xác nhận mã số (КИЗ) đã được nhập kho và lưu thông hợp lệ.
• Đối với vi phạm nội dung: Chuẩn bị các ảnh chụp thẻ sản phẩm, hợp đồng với nhà cung cấp, hóa đơn chứng minh nguồn gốc xuất xứ. Nếu bị nghi ngờ tự mua hàng, hãy cung cấp báo cáo từ các chiến dịch quảng cáo chính thống.

3.3. Bước 3: Gửi Đơn Khiếu Nại (Апелляция)

Đây là cách duy nhất để yêu cầu sàn xem xét lại quyết định.

Hãy gửi đơn khiếu nại qua kênh hỗ trợ chính thức (техподдержка – bộ phận hỗ trợ kỹ thuật) của sàn. Đơn khiếu nại cần được viết một cách chuyên nghiệp và có cấu trúc rõ ràng:

1. Tiêu đề: “Апелляция на блокировку аккаунта [số tài khoản] от [ngày]” (Đơn khiếu nại về việc khóa tài khoản…).
2. Nêu rõ lý do khóa: Trích dẫn nguyên văn thông báo của sàn.
3. Trình bày quan điểm: Giải thích (một cách khách quan, lý trí) rằng sàn đã nhầm lẫn hoặc bạn đã khắc phục xong lỗi. Đưa ra luận điểm bảo vệ cho từng cáo buộc.
4. Đính kèm bằng chứng: Liệt kê rõ ràng các tài liệu đã đính kèm ở bước 2.
5. Kết luận: Đưa ra yêu cầu cụ thể (ví dụ: đề nghị mở khóa tài khoản). Cung cấp thông tin liên hệ.

Mẹo quan trọng khi viết đơn khiếu nại:

• Viết bằng tiếng Nga, có cấu trúc rõ ràng.
• Đừng viết kiểu cảm xúc, hãy viết kiểu lý trí, dựa trên chứng cứ.
• Nếu bị từ chối lần đầu, hãy yêu cầu chuyển lên cấp cao hơn (эскалация – chuyển lên cấp cao hơn).
• Nếu bạn là ООО, việc gửi đơn khiếu nại có thể yêu cầu chữ ký điện tử (ЭЦП) .

3.4. Bước 4: Nếu Bị Từ Chối, Hãy Yêu Cầu Chuyển Lên Cấp Cao Hơn (Эскалация)

Nếu bạn nhận được phản hồi từ chối chung chung hoặc tự động, hãy yêu cầu chuyển vụ việc lên cho chuyên viên cấp cao hoặc bộ phận quản lý người bán để xem xét lại.

3.5. Bước 5: Giải Pháp Cuối Cùng – Liên Hệ Với Cơ Quan Chức Năng

Nếu bạn cho rằng mình bị khóa oan và sàn đã lạm dụng vị thế thống trị (злоупотребление доминирующим положением – lạm dụng vị thế thống trị) để áp dụng các biện pháp không minh bạch, bạn có thể gửi đơn khiếu nại lên Cục Chống độc quyền Liên bang Nga (ФАС) .

4. Hậu Quả Cụ Thể Khi Bị Khóa Tài Khoản

Để bạn hiểu rõ mức độ nghiêm trọng, dưới đây là những gì bạn sẽ mất khi tài khoản bị khóa:

• Mất quyền truy cập vào личный кабинет (tài khoản người bán).
• Không thể quản lý đơn hàng, kho hàng, hoặc rút tiền.
• Số tiền trong tài khoản (doanh thu chưa rút) bị đóng băng trong suốt quá trình điều tra.
• Hàng hóa đang ở kho của sàn có thể bị tịch thu nếu vi phạm là gian lận hoặc hàng giả.
• Ảnh hưởng đến uy tín và khả năng mở shop mới sau này.

5. Tóm tắt các nguyên nhân và hướng xử lý khi bị khóa

Để giúp bạn dễ dàng nắm bắt, dưới đây là tổng hợp các nguyên nhân chính dẫn đến khóa shop và cách xử lý tương ứng:

Về vấn đề chứng nhận sản phẩm, đây là lỗi phổ biến nhất hiện nay. Hậu quả thường là khóa thẻ sản phẩm (cấp độ 2). Cách xử lý là bổ sung đầy đủ chứng nhận hợp quy, kèm theo link trực tiếp đến cơ sở dữ liệu của Росаккредитация (FGIS) theo yêu cầu mới từ tháng 9/2026.

Đối với vi phạm hệ thống mã hóa “Честный ЗНАК” , hậu quả cũng là khóa thẻ sản phẩm hoặc chặn nhập kho. Bạn cần cập nhật mã Data Matrix đúng quy định cho từng sản phẩm thuộc diện bắt buộc phải mã hóa.

Hành vi tự mua hàng hoặc các hình thức gian lận khác sẽ bị xử lý rất nặng, từ phạt tiền lớn (30.000 – 50.000 RUB) đến khóa tài khoản tạm thời hoặc vĩnh viễn. Cách duy nhất là ngừng ngay hành vi, thu thập chứng cứ chứng minh mình vô tội, và gửi đơn khiếu nại lên sàn.

Trường hợp bán hàng giả hoặc vi phạm bản quyền thường dẫn đến khóa vĩnh viễn, rất khó khôi phục. Bạn có thể khiếu nại nhưng cơ hội thành công thấp, giải pháp cuối cùng là gửi đơn lên Cục Chống độc quyền Liên bang Nga (ФАС).

Khi nhận quá nhiều khiếu nại từ khách hàng , sàn sẽ hạn chế hiển thị và hạ điểm đánh giá shop. Cách xử lý là cải thiện chất lượng sản phẩm và dịch vụ, giảm tỷ lệ trả hàng.

Hãy nhớ rằng, mỗi cấp độ xử lý sẽ có cách ứng phó khác nhau. Với lỗi nhẹ, bạn chỉ cần khắc phục và nộp bổ sung giấy tờ. Với lỗi nặng (tự mua hàng, hàng giả), việc khôi phục tài khoản sẽ khó khăn hơn rất nhiều, thậm chí là không thể.

6. Tổng Kết

Năm 2026, việc duy trì hoạt động ổn định trên các sàn TMĐT đòi hỏi sự cẩn trọng và chủ động hơn rất nhiều so với trước đây. Các quy định và công cụ kiểm tra ngày càng phức tạp, với mức phạt rất nặng. Do đó, bạn cần đặc biệt lưu ý:

1. Luôn đảm bảo hồ sơ pháp lý và chứng nhận sản phẩm được cập nhật, đặc biệt là link đến cơ sở dữ liệu FGIS.
2. Tuyệt đối tránh xa các hành vi gian lận như tự mua hàng hoặc bán hàng nhái.
3. Nắm rõ các nhóm sản phẩm bắt buộc phải mã hóa để không bị động.
4. Khi bị khóa, hãy bình tĩnh và làm theo các bước hướng dẫn trên để xử lý. Hiểu rõ cấp độ xử lý (từ phạt tiền đến khóa vĩnh viễn) sẽ giúp bạn có chiến lược ứng phó phù hợp.

Hãy coi việc tuân thủ quy định là yếu tố sống còn để tồn tại và phát triển bền vững trên thị trường 2026!

Ở bài viết tiếp theo, chúng tôi sẽ hướng dẫn chi tiết “Hướng dẫn đăng thẻ sản phẩm mới và nhân bản thẻ hàng trên Ozon/Wildberries” để giúp bạn vận hành shop hiệu quả hơn.

Mọi thắc mắc về vận hành shop trên các sàn TMĐT Nga, vui lòng liên hệ:
📞 Hotline / WhatsApp / Telegram: +7 (968) 557-99-99

Kong’s Production – Đồng hành cùng doanh nghiệp Việt tại Liên bang Nga.