Lưu ý quan trọng: Nội dung bài viết được tổng hợp từ hướng dẫn chính thức của các sàn thương mại điện tử Ozon Seller và WB Partners, kết hợp với các thông tin mới nhất về thay đổi về giới hạn, định mức nhập kho và các quy định có hiệu lực từ năm 2026.

Trong quá trình bán hàng trên các sàn thương mại điện tử, một trong những thao tác quan trọng nhất là tạo và đặt lịch cho các chuyến hàng đến kho của sàn. Năm 2026, các quy định về giới hạn nhập kho và cách tính phí đã có nhiều thay đổi đáng kể, đặc biệt liên quan đến đơn vị tính và chính sách nhập hàng.

Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình đặt lịch đi kho FBO (Ozon) và FBW (Wildberries) từ A đến Z, cập nhật các thay đổi mới nhất của năm 2026 để bạn có thể tối ưu chi phí và đưa hàng lên kệ đúng cách.

1. FBO/FBW Là Gì? Và Những Thay Đổi Quan Trọng Năm 2026

Trước khi đi vào quy trình đặt lịch cụ thể, bạn cần nắm rõ các mô hình vận hành và những thay đổi sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí của bạn.

FBO (Fulfillment By Ozon) trên Ozon và FBW (Fulfillment By Wildberries) trên Wildberries đều là các mô hình fulfillment (фулфилмент – dịch vụ hoàn thiện đơn hàng trọn gói). Theo đó, bạn (người bán) chỉ cần đưa hàng đến kho của sàn. Sau đó, sàn sẽ chịu trách nhiệm lưu kho, đóng gói, và giao hàng đến tay người mua .

Đây là mô hình được ưa chuộng vì bạn không cần tự quản lý kho hay đội ngũ giao hàng, giúp tiết kiệm thời gian và công sức . Tuy nhiên, bước đặt lịch đi kho lại cực kỳ quan trọng, vì nếu không tuân thủ các quy định về đóng gói (упаковка), nhãn mác (маркировка) và đặt lịch (запись на приемку), hàng của bạn có thể bị từ chối hoặc phát sinh phí phạt .

Những thay đổi QUAN TRỌNG năm 2026 ảnh hưởng đến việc đặt lịch đi kho:

• Ozon: Tính phí dựa trên Lít – Từ năm 2026, Ozon đã chuyển sang đo lường thể tích (литры) để tính chi phí logistics và giới hạn nhập kho thay vì chỉ dựa trên trọng lượng hay số lượng như trước . Điều này đồng nghĩa với việc các sản phẩm cồng kềnh (như gối, chăn, đồ nội thất…) sẽ chiếm nhiều hạn mức hơn, dù trọng lượng nhẹ .
• Ozon: Thay đổi về chính sách nhập hàng – Kể từ ngày 1 tháng 6 năm 2026, Ozon đã bỏ chính sách nhập hàng theo hình thức “tin cậy” (доверительная приемка) và yêu cầu kiểm nhập từng sản phẩm (поштучная приемка) . Điều này đồng nghĩa với việc nếu bạn nhập nhiều loại sản phẩm khác nhau trong cùng một thùng, sẽ phát sinh thêm phí sắp xếp .
• Wildberries: Tăng cường giới hạn và phí động – Wildberries áp dụng các hệ số phí linh hoạt cho phí nhập kho, có thể lên tới ×2, ×5 hoặc thậm chí ×10 vào các khung giờ cao điểm . Ngoài ra, các hạn mức nhập kho trên Wildberries cũng được tính toán lại nhiều lần mỗi ngày dựa trên nhu cầu thực tế, thay vì cố định như trước .

2. Hướng Dẫn Đặt Lịch Đi Kho Trên Ozon (FBO)

Quy trình đặt lịch đi kho trên Ozon bao gồm các bước từ tạo yêu cầu nhập hàng đến đặt lịch qua hệ thống “Слоты” .

Bước 1: Xác định khối lượng và đơn vị tính
Trước khi tạo yêu cầu, bạn cần tính toán tổng thể tích của lô hàng tính bằng Lít, vì đây sẽ là cơ sở để tính chi phí và giới hạn của bạn . Hãy đảm bảo rằng bạn đã khai báo chính xác kích thước của sản phẩm trong phần quản lý sản phẩm.

Bước 2: Tạo yêu cầu nhập hàng (Заявка на поставку)

• Vào Личный кабинет продавца (Tài khoản người bán) → Chọn mục “FBO” → “Поставки” (Các chuyến hàng) → “Создать поставку” (Tạo chuyến hàng) .
• Chọn các sản phẩm (SKU – артикул) và số lượng bạn muốn gửi đi .

• Hệ thống sẽ yêu cầu bạn chọn Kho đích (Склад-получатель). Lưu ý, hãy ưu tiên các kho gần khu vực bạn có nhiều khách hàng (để giảm phí vận chuyển) và có hạn mức còn trống .

Bước 3: Chọn hình thức giao hàng

• Giao trực tiếp (Прямая поставка): Bạn tự vận chuyển hàng hóa đến kho của Ozon.

• Giao qua Trung tâm phân phối (Кросс-докинг): Bạn gửi hàng đến một điểm tập kết (сортировочный центр – SС) gần bạn nhất, và Ozon sẽ chịu trách nhiệm vận chuyển đến kho chính . Lưu ý, kể từ ngày 1 tháng 6 năm 2026, Ozon đã ngừng sử dụng hình thức Trung tâm phân phối ảo (ВРЦ) .

Bước 4: Đặt lịch (Запись на приемку) và xác nhận “Слот”

• Sau khi tạo yêu cầu, bạn cần chọn một “Слот”, tức là khung giờ cụ thể để giao hàng. Đây là bước bắt buộc và cạnh tranh, vì các khung giờ trong ngày thường có hạn. Số lượng slot có sẵn phụ thuộc vào hạn mức của kho và nhu cầu tại thời điểm đó .
• Quy tắc mới 2026: Với sự thay đổi về đơn vị tính (Lít), các sản phẩm có thể tích nhỏ sẽ được ưu tiên và có nhiều slot hơn so với các mặt hàng cồng kềnh .

Bước 5: Chuẩn bị hàng hóa và giấy tờ

• Đóng gói: Theo quy định, mỗi kiện hàng tối đa 25kg và các cạnh không vượt quá 80cm . Với các kiện hàng lớn hơn, bạn phải đóng trên pallet (паллета) theo đúng tiêu chuẩn .
• Nhãn mác (Маркировка): Cần dán mã vạch (Штрихкод) và nhãn vận chuyển (этикетка) do Ozon cung cấp lên từng thùng hàng . Kể từ ngày 1 tháng 6 năm 2026, việc kiểm nhập từng sản phẩm được áp dụng, nên việc thiếu nhãn hoặc nhãn sai sẽ bị từ chối ngay tại cửa kho .

3. Hướng Dẫn Đặt Lịch Đi Kho Trên Wildberries (FBW)

Quy trình trên Wildberries tuy tương tự nhưng có những điểm đặc thù riêng, đặc biệt liên quan đến hạn mức nhập kho và đóng gói.

Bước 1: Xác định loại hình nhập kho

• Wildberries có hai hình thức phổ biến: FBW (hàng gửi về kho chính) và FBS (bán hàng từ kho của bạn). Bài viết này tập trung vào FBW, vì đây là mô hình bạn cần đặt lịch đi kho nhiều nhất .
• Hãy xác định bạn sẽ nhập hàng bằng “Коробы” (thùng carton) cho các lô hàng nhỏ, hay bằng “Паллеты” (pallet) cho các lô hàng lớn .

Bước 2: Kiểm tra hạn mức và đặt lịch

• Hạn mức nhập kho trên Wildberries thay đổi liên tục dựa trên tốc độ bán hàng và tình trạng tồn kho, thường được cập nhật 1-3 lần mỗi ngày .
• Bạn cần truy cập vào mục “Поставки” trong tài khoản người bán, chọn ngày và thời gian cụ thể để đặt lịch giao hàng. Lưu ý, nếu bạn giao hàng ít hơn 30% số lượng đã đặt lịch, Wildberries có thể phạt bạn 25.000 RUB .

Bước 3: Tuân thủ quy định về thùng hàng (Коробы)

• Trọng lượng: Tối đa 25kg/thùng .
• Kích thước: Thùng không được vượt quá 120 × 80 cm (cạnh đáy) và nên làm bằng carton 3 lớp, không bị ướt, rách hoặc dán nối .
• Nhãn dán: Cần có mã vạch (ШК поставки) kích thước 58×40mm, in chữ đen rõ ràng, dán ở vị trí dễ thấy .

Bước 4: Tuân thủ quy định về Pallet (Паллеты)

• Kích thước chuẩn: 1200 × 800 × 145 mm (Europallet) .
• Trọng lượng tối đa: 500kg/pallet.
• Chiều cao tối đa: 2.2m.
• Hàng hóa không được phép nhô ra khỏi mép pallet quá 1,5 cm .

Bước 5: Giao hàng và đối chiếu

• Chuẩn bị đầy đủ chứng từ (УПД/накладная – Hóa đơn/chứng từ vận chuyển) theo yêu cầu của Wildberries .
• Khi đến kho, nhân viên sẽ kiểm tra mã vạch và số lượng. Nếu không đúng quy cách, lô hàng có thể bị từ chối và bạn sẽ phải chịu phí vận chuyển ngược.

4. Những Lưu Ý Quan Trọng Khi Đặt Lịch Đi Kho Trong Năm 2026

Để tối ưu hóa chi phí và tránh rủi ro trong năm 2026, bạn nên lưu ý những điểm sau:

1. Kiểm tra hạn mức thường xuyên: Hạn mức nhập kho trên cả hai sàn đều có thể thay đổi theo giờ. Đối với Wildberries, hãy theo dõi sát sao để kịp thời đặt lịch khi hệ thống mở slot .
2. Tối ưu về thể tích: Với việc Ozon chuyển sang tính theo Lít, hãy thiết kế bao bì sao cho gọn nhẹ nhất có thể để tiết kiệm chi phí và tăng khả năng được nhập kho .
3. Xem xét mô hình kết hợp (FBO + FBS): Nếu bạn gặp khó khăn với hạn mức nhập kho cho FBO/FBW, hãy cân nhắc chuyển một số sản phẩm sang bán theo mô hình FBS (tự lưu kho và giao hàng). Các hạn mức cho FBS thường mềm mỏng hơn . Đặc biệt, các sản phẩm mới hoặc ít bán chạy nên được thử nghiệm qua FBS trước khi nhập kho FBO/FBW .

5. Tổng Kết

Việc đặt lịch đi kho FBO/FBW là một thao tác kỹ thuật nhưng cực kỳ quan trọng, quyết định trực tiếp đến khả năng đưa hàng lên kệ và chi phí vận hành của bạn. Năm 2026 đánh dấu sự thay đổi lớn về cách các sàn quản lý nhập kho, từ việc Ozon áp dụng đơn vị Lít và kiểm nhập từng sản phẩm, đến việc Wildberries áp dụng phí nhập kho linh hoạt và tăng cường kiểm soát hạn mức.

Những điểm cần ghi nhớ:

1. Nắm rõ đơn vị tính mới: Ozon tính phí theo Lít, Wildberries theo kích thước và hệ số phí động.
2. Cập nhật hạn mức thường xuyên: Cả hai sàn đều có cơ chế hạn mức thay đổi theo thời gian thực.
3. Chuẩn bị đóng gói đúng quy cách: Sai sót về đóng gói, nhãn mác sẽ dẫn đến từ chối nhập kho và phát sinh phí phạt.
4. Linh hoạt kết hợp mô hình FBO/FBW và FBS để tối ưu hóa hiệu suất và chi phí.

Mọi thắc mắc vềS đặt lịch đi kho và vận hành FBO/FBW trên các sàn TMĐT Nga, vui lòng liên hệ:
📞 Hotline / WhatsApp / Telegram: +7 (968) 557-99-99
Kong’s Production – Đồng hành cùng doanh nghiệp Việt tại Liên bang Nga.